unbezahlte-rechnung.ch
Wie vermeidet man unbezahlte Rechnungen? Entdecken Sie gute Reflexe vor, während und nach einer Leistung, um Zahlungsrisiken in der Schweiz zu reduzieren.
Eine unbezahlte Rechnung beginnt nicht immer mit einem schlechten Kunden.
Sie kann durch eine zu vage Offerte entstehen, durch eine erwartete Zahlung ohne klares Datum, durch eine mündlich verlangte Änderung, durch eine zu spät versendete Rechnung oder durch eine schwer beweisbare Vereinbarung.
Unbezahlte Rechnungen zu vermeiden bedeutet nicht, jedem zu misstrauen. Es geht vor allem darum, die Geschäftsbeziehung von Anfang an klar zu machen.
Einige einfache Gewohnheiten können Missverständnisse stark reduzieren und Ihnen helfen, leichter zu reagieren, wenn sich die Zahlung verzögert.
Die 8 Reflexe, um das Risiko unbezahlter Rechnungen zu reduzieren
Identifizieren Sie klar die Person oder das Unternehmen, das bestellt
Prüfen Sie vor Beginn:
den vollständigen Namen Ihres Kunden;
die Rechnungsadresse;
den genauen Namen des Unternehmens;
die Firma und den Sitz, wenn es sich um eine Gesellschaft handelt;
die Person, die Ihre Offerte oder Leistung akzeptieren kann.
Es ist schwieriger, eine Zahlung zu verlangen, wenn die Rechnung an die falsche Person oder an ein falsch identifiziertes Unternehmen adressiert ist.
Bestätigen Sie vor Beginn, was vorgesehen ist
Eine Offerte, eine bestätigte Bestellung oder eine klare E-Mail kann viele Diskussionen vermeiden.
Präzisieren Sie insbesondere:
die Leistung oder die Arbeiten;
den Preis;
was enthalten ist;
was nicht enthalten ist;
allfällige zusätzliche Kosten;
die Fristen;
die Zahlungsmodalitäten;
die Mehrwertsteuer, wenn sie anwendbar ist.
Ein einfacher Austausch kann genügen:
Wir bestätigen die Ausführung von [Leistung] zum Betrag von CHF [Betrag] gemäss den vereinbarten Bedingungen. Die Zahlung erfolgt gemäss den unten angegebenen Modalitäten.
Geben Sie ein klares Zahlungsdatum an
Vermeiden Sie vage Formulierungen wie:
Rasche Zahlung.
Bald zu bezahlen.
Zahlung bei Erhalt.
Bevorzugen Sie eine genaue Fälligkeit:
Rechnung zahlbar bis zum 15. Juli 2026.
oder:
Zahlung innert 30 Tagen ab Erhalt der Rechnung.
Ein klares Datum hilft Ihrem Kunden zu wissen, wann er zahlen muss, und Ihnen zu wissen, wann Sie erinnern können.
Verlangen Sie eine Anzahlung, wenn dies passend ist
Bei grösseren Arbeiten, einem längeren Auftrag, einer massgeschneiderten Bestellung oder einer Leistung, die viel Zeit oder Material verlangt, kann eine Anzahlung Ihr Risiko reduzieren.
Zum Beispiel:
eine Anzahlung vor Beginn;
eine Zwischenrechnung bei einem bestimmten Schritt;
ein Restbetrag bei Lieferung;
eine im Voraus vereinbarte Ratenzahlung.
Die Anzahlung muss vor Beginn der Leistung besprochen und akzeptiert werden.
Sie hilft, den verbleibenden Betrag zu begrenzen, den Sie verlangen müssen, falls die Beziehung schwieriger wird.
Bestätigen Sie Änderungen schriftlich
Streitigkeiten entstehen oft durch Zusatzwünsche.
Ein Kunde verlangt eine Änderung, eine Zusatzarbeit, eine neue Funktion oder einen zusätzlichen Einsatz, aber der Preis wird nicht klar besprochen.
Sobald eine Änderung eintritt, bestätigen Sie sie schriftlich:
Aufgrund Ihrer Anfrage bestätigen wir die Ergänzung von [Leistung]. Der zusätzliche Betrag beträgt CHF [Betrag].
Selbst eine klare E-Mail oder Nachricht kann verhindern, dass ein Kunde später behauptet, dieser Zusatz sei nie verlangt worden.
Bewahren Sie eine Spur dessen auf, was Sie geleistet haben
Bewahren Sie Elemente auf, die zeigen, dass die Leistung erbracht wurde.
Je nach Tätigkeit kann dies sein:
eine akzeptierte Offerte;
E-Mails;
WhatsApp-Nachrichten;
Fotos vor und nach den Arbeiten;
ein Arbeitsrapport;
ein Liefernachweis;
Lieferobjekte;
eine Zeiterfassung;
eine Empfangsbestätigung;
eine Validierungsnachricht;
eine Teilzahlung.
Diese Dokumente sind nützlich, wenn ein Kunde die Rechnung später bestreitet oder behauptet, nichts erhalten zu haben.
Senden Sie eine klare Rechnung, ohne zu warten
Ihre Rechnung muss dem Kunden sofort verständlich machen, was er zahlen muss.
Sie sollte enthalten:
Ihre Kontaktdaten;
die Kontaktdaten des Kunden;
das Datum;
eine Rechnungsnummer;
die betroffene Leistung oder die Arbeiten;
den Betrag;
die Mehrwertsteuer, wenn sie anwendbar ist;
das Fälligkeitsdatum;
Ihre Bankverbindung.
Senden Sie die Rechnung rasch nach der Leistung, der Lieferung oder dem vorgesehenen Schritt.
Je länger Sie warten, desto schwieriger kann es werden, die Rechnung mit dem Geleisteten zu verbinden.
Reagieren Sie, sobald sich die Zahlung verzögert
Ein neuer Verzug kann ein einfaches Vergessen oder ein administratives Problem sein.
Eine klare Erinnerung genügt oft:
Sofern wir uns nicht irren, haben wir die Zahlung der Rechnung Nr. [Nummer], fällig am [Datum], noch nicht erhalten.
Warten Sie nicht mehrere Monate, ohne zu handeln.
Wenn der Kunde nicht antwortet, die Zahlung ständig verschiebt oder den Betrag bestreitet, ist es besser, zu einem strukturierteren Schritt überzugehen.
Gute Vorbeugung garantiert die Zahlung nicht immer
Auch mit einer klaren Offerte, einer vollständigen Rechnung und Belegen zur Leistung kann ein Kunde nicht zahlen.
Er kann:
finanzielle Schwierigkeiten haben;
nicht mehr antworten;
den Betrag bestreiten;
eine Frist verlangen;
nur einen Teil bezahlen;
nach einer Betreibung Rechtsvorschlag erheben.
Unbezahlte Rechnungen zu vermeiden dient vor allem dazu, Sie in eine bessere Position zu bringen, falls dies geschieht.
Sie verfügen dann über klarere Informationen, besser geordnete Dokumente und eine Chronologie, die leichter darzustellen ist.
Was tun, wenn die Rechnung trotz dieser Vorsichtsmassnahmen unbezahlt bleibt?
Beginnen Sie mit einer professionellen Erinnerung.
Wenn diese wirkungslos bleibt, können Sie erwägen:
eine Mahnung;
eine Betreibung;
Ihre Situation vor eine Behörde oder ein Gericht zu bringen, wenn sie blockiert ist.
unbezahlte-rechnung.ch hilft Ihnen in diesem Moment.
Die Plattform berücksichtigt Ihre Situation, Ihre Dokumente, Ihre Korrespondenz, Ihre Rechnung, allfällige Teilzahlungen und die Reaktion Ihres Kunden, um die passenden Schritte vorzubereiten.
Sie können insbesondere vorbereiten:
ein Betreibungsbegehren;
ein Schlichtungsgesuch;
ein strukturiertes Dossier, wenn eine Forderung einer Behörde oder einem Gericht vorgelegt werden muss.
Eine Zahlung verzögert sich: meine Schritte beginnen
Checkliste vor dem Versand einer Rechnung
Prüfen Sie vor dem Versand Ihrer Rechnung:
[ ] Der Name des Kunden oder des Unternehmens ist korrekt;
[ ] Die Rechnungsadresse ist korrekt;
[ ] Die Leistung oder die Arbeiten sind klar beschrieben;
[ ] Der Preis wurde kommuniziert oder akzeptiert;
[ ] Allfällige Zusatzleistungen wurden bestätigt;
[ ] Die Leistungsnachweise werden aufbewahrt;
[ ] Der Betrag berücksichtigt bereits erhaltene Zahlungen;
[ ] Das Fälligkeitsdatum ist angegeben;
[ ] Die Zahlungsangaben sind korrekt;
[ ] Eine Kopie der Rechnung wird aufbewahrt.
Häufige Fragen
Braucht es zwingend einen unterschriebenen Vertrag, um unbezahlte Rechnungen zu vermeiden?
Nein.
Eine akzeptierte Offerte, eine Bestellung, E-Mails, Nachrichten oder Leistungsnachweise können ebenfalls nützlich sein.
Ein unterschriebener Vertrag bleibt jedoch oft klarer, insbesondere bei wichtigen Leistungen oder längeren Projekten.
Kann ich eine Anzahlung verlangen?
Ja, wenn dies mit Ihrem Kunden vereinbart ist.
Eine Anzahlung kann besonders nützlich sein bei Arbeiten, einer massgeschneiderten Bestellung, einem langen Auftrag oder einer Leistung, die viel Material verlangt.
Wie viele Erinnerungen muss man senden?
Es gibt keine obligatorische Anzahl.
Oft spricht man von drei Erinnerungen. Eine erste Erinnerung kann genügen, aber es ist üblich, bis zu drei zu senden, bevor man zu einer Mahnung übergeht. Wenn der Kunde nicht antwortet oder die Zahlung ständig verschiebt, ist eine Mahnung in der Regel besser geeignet.
Muss man lange warten, bevor man erinnert?
Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist und Sie geprüft haben, dass die Zahlung nicht eingegangen ist, können Sie eine klare Erinnerung senden.
Was tun, wenn der Kunde nach Erhalt der Rechnung bestreitet?
Bewahren Sie die Dokumente auf, die zeigen, was vereinbart wurde und was geleistet wurde.
Vermeiden Sie es, nur telefonisch zu antworten. Bestätigen Sie wichtige Elemente schriftlich und strukturieren Sie Ihr Dossier, wenn der Streit weitergeht.
Vorbeugen, dokumentieren und dann handeln, wenn nötig
Eine klare Offerte, eine vollständige Rechnung und aufbewahrte Korrespondenz können viele Missverständnisse vermeiden.
Wenn ein Kunde trotz dieser Vorsichtsmassnahmen nicht zahlt, lassen Sie Ihr Dossier nicht anwachsen.
unbezahlte-rechnung.ch hilft Ihnen, die passenden Dokumente vorzubereiten, von der Mahnung bis zu einer Zahlungsforderung vor einer Behörde oder einem Gericht, wenn dies nötig wird.
Verstehen, wie ich handeln kann
Diese Seite enthält allgemeine Informationen, um unbezahlte Rechnungen in der Schweiz zu vermeiden. Sie ersetzt keine individuelle Rechtsanalyse.
Nein. Eine akzeptierte Offerte, eine Bestellung, E-Mails, Nachrichten oder Leistungsnachweise können ebenfalls nützlich sein. Ein unterschriebener Vertrag bleibt jedoch oft klarer, insbesondere bei wichtigen Leistungen oder längeren Projekten.
Ja, wenn dies mit Ihrem Kunden vereinbart ist. Eine Anzahlung kann besonders nützlich sein bei Arbeiten, einer massgeschneiderten Bestellung, einem langen Auftrag oder einer Leistung, die viel Material verlangt.
Es gibt keine obligatorische Anzahl. Oft spricht man von drei Erinnerungen. Eine erste Erinnerung kann genügen, aber es ist üblich, bis zu drei zu senden, bevor man zu einer Mahnung übergeht. Wenn der Kunde nicht antwortet oder die Zahlung ständig verschiebt, ist eine Mahnung in der Regel besser geeignet.
Nein. Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist und Sie geprüft haben, dass die Zahlung nicht eingegangen ist, können Sie eine klare Erinnerung senden.
Bewahren Sie die Dokumente auf, die zeigen, was vereinbart wurde und was geleistet wurde. Vermeiden Sie es, nur telefonisch zu antworten. Bestätigen Sie wichtige Elemente schriftlich und strukturieren Sie Ihr Dossier, wenn der Streit weitergeht.