Zahlungserinnerung für unbezahlte Rechnung: Vorlage und Tipps

Was Sie wissen sollten

Ihre Rechnung ist fällig, aber Ihr Kunde hat noch nicht bezahlt?

Bevor Sie eine Mahnung senden oder eine Betreibung einleiten, kann eine Zahlungserinnerung die Situation oft einfach lösen.

Eine Zahlungserinnerung muss nicht aggressiv sein. Ihr Ziel ist es, klar darauf hinzuweisen, dass die Rechnung noch offen ist, den betroffenen Betrag in Erinnerung zu rufen und dem Kunden die Möglichkeit zu geben, zu bezahlen oder mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Dieser Schritt ist besonders nützlich, wenn es sich handeln kann um:

ein Vergessen;

ein administratives Problem;

eine Rechnung, die an die falsche Kontaktperson gesendet wurde;

eine Zahlung, die noch intern freigegeben werden muss;

einen normalerweise zuverlässigen Kunden;

einen erst kürzlich eingetretenen Verzug.

Meine Schritte beginnen

Kurze Antwort: Was muss eine Zahlungserinnerung enthalten?

Eine Zahlungserinnerung sollte kurz, professionell und präzise bleiben.

Sie nennt insbesondere:

die Nummer oder das Datum der Rechnung;

den noch offenen Betrag;

das Fälligkeitsdatum;

die Zahlungsangaben;

eine neue klare Frist;

Ihre Kontaktdaten, damit der Kunde Sie erreichen kann.

Die erste Erinnerung kann höflich formuliert bleiben:

Sofern wir uns nicht irren, haben wir die Zahlung der Rechnung Nr. [Nummer] über CHF [Betrag], fällig am [Datum], noch nicht erhalten.

Wann sollte eine Zahlungserinnerung gesendet werden?

Sie können eine Erinnerung senden, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist.

Prüfen Sie vorher dennoch, ob:

die Rechnung wirklich versendet wurde;

die Zahlungsfrist abgelaufen ist;

die Zahlung nicht bereits auf Ihrem Konto eingegangen ist;

der Betrag korrekt ist;

der richtige Kunde angegeben ist;

Sie über aktuelle Kontaktdaten verfügen.

Einige Tage nach Fälligkeit abzuwarten kann angemessen sein, insbesondere wenn eine Überweisung unterwegs ist oder die Rechnung von einer Buchhaltung bearbeitet wird.

Muss man mehrere Erinnerungen senden?

Nein.

Es gibt keine obligatorische Anzahl von Erinnerungen vor einer Mahnung oder Betreibung.

In manchen Dossiers genügt eine höfliche Erinnerung. In anderen antwortet der Kunde nicht mehr, verspricht zu zahlen ohne es zu tun oder bestreitet die Rechnung bereits. Dann kann es besser sein, rasch zu einer klaren Mahnung überzugehen.

Wichtig ist, die Situation nicht ohne Reaktion endlos laufen zu lassen.

Vorlage für eine Zahlungserinnerung

Sie können die folgende Vorlage an Ihre Situation anpassen.

Ihr Vor- und Nachname / Name Ihres Unternehmens [Adresse] [PLZ] [Ort] [E-Mail] [Telefon]

Name des Kunden / Unternehmen [Adresse] [PLZ] [Ort]

[Ort], den [Datum]

Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. [Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren

Sofern wir uns nicht irren, haben wir die Zahlung der Rechnung Nr. [Nummer], ausgestellt am [Datum], über CHF [Betrag] noch nicht erhalten.

Diese Rechnung betrifft [kurze Beschreibung der Leistung, Arbeiten, Lieferung oder des Verkaufs]. Sie war am [Datum] fällig.

Wir bitten Sie, den Betrag von CHF [Betrag] spätestens bis zum [neues Datum] zu bezahlen.

Sie können die Zahlung auf folgende Angaben leisten:

IBAN: [IBAN] Kontoinhaber: [Name] Referenz: [Rechnungsnummer]

Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Bei Fragen oder Schwierigkeiten bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen.

Freundliche Grüsse

[Unterschrift] [Name]

Welchen Ton sollte man wählen?

Die erste Erinnerung sollte professionell bleiben.

Vermeiden Sie Drohungen, Vorwürfe oder zu emotionale Formulierungen. Ihr Ziel ist es, die Zahlung zu erhalten, nicht unnötig einen Konflikt zu schaffen.

Nützliche Formulierungen

Sie können schreiben:

Sofern wir uns nicht irren, haben wir die Zahlung Ihrer Rechnung noch nicht erhalten.

Wir bitten Sie, die Zahlung spätestens bis zum [Datum] zu regularisieren.

Falls Sie die Zahlung bereits ausgeführt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Bei Fragen stehen wir Ihnen zur Klärung der Situation zur Verfügung.

Formulierungen, die zu vermeiden sind

Vermeiden Sie zum Beispiel:

Sie weigern sich seit Wochen zu zahlen.

Sie hatten nie die Absicht, diese Rechnung zu begleichen.

Sie werden sofort betrieben.

Das ist Ihre letzte Chance.

Solche Formulierungen können die Beziehung verschlechtern und machen Ihre Forderung nicht klarer.

Welche Frist sollte nach einer Erinnerung gesetzt werden?

Geben Sie immer ein genaues Datum an.

Vermeiden Sie:

Bitte bezahlen Sie schnell.

Bevorzugen Sie:

Wir bitten Sie, den Betrag spätestens bis zum 15. Juli 2026 zu bezahlen.

Für eine erste Erinnerung kann je nach Situation, Kundenbeziehung und bereits aufgelaufenem Verzug eine Frist von 7 bis 15 Tagen passend sein.

Entscheidend ist, dass der Kunde genau weiss, bis wann er die Rechnung begleichen kann.

E-Mail, Brief oder Einschreiben?

Für eine erste Erinnerung kann eine E-Mail genügen.

Sie ermöglicht eine rasche Antwort und hält Ihre Forderung schriftlich fest.

Sie können Ihre Erinnerung auch per Brief senden, insbesondere wenn der Betrag höher ist oder die Kundenbeziehung schwierig wird.

Ein Einschreiben wird in der Regel eher im Stadium der Mahnung relevant, wenn Sie einen stärkeren Nachweis Ihres Schritts behalten möchten.

Bewahren Sie immer auf:

die Rechnung;

eine Kopie der Erinnerung;

den Versandnachweis;

allfällige Antworten;

Zahlungsnachweise;

frühere Korrespondenz.

Was tun, wenn der Kunde nach der Erinnerung nicht bezahlt?

Der nächste Schritt hängt von der Reaktion des Kunden ab.

Situation - Nächster Schritt

Der Kunde bezahlt - Zahlungsnachweis aufbewahren und Dossier abschliessen

Der Kunde bittet um eine Frist - Zahlungsvereinbarung schriftlich bestätigen

Der Kunde schlägt eine Ratenzahlung vor - Fälligkeiten schriftlich festhalten

Der Kunde antwortet nicht - Eine Mahnung vorbereiten

Der Kunde bestreitet die Rechnung - Dokumente sammeln und Dossier strukturieren

Der Kunde weigert sich klar zu zahlen - Je nach Dossier Mahnung, Betreibung oder Schlichtung prüfen

Der Kunde bittet um Ratenzahlung

Eine Zahlung in mehreren Raten kann sinnvoll sein, wenn der Kunde den Betrag anerkennt, aber vorübergehend Schwierigkeiten hat.

Bestätigen Sie die Vereinbarung schriftlich und geben Sie an:

den offenen Betrag;

die Höhe jeder Rate;

die vorgesehenen Daten;

was geschieht, wenn eine Rate nicht eingehalten wird.

Der Kunde antwortet weiterhin nicht

Wenn die Erinnerung unbeantwortet bleibt, ist es in der Regel Zeit, eine Mahnung zu senden.

Die Mahnung ist formeller. Sie setzt eine letzte Zahlungsfrist, erinnert an den betroffenen Betrag und bereitet den nächsten Schritt vor, falls der Kunde weiterhin nicht bezahlt.

Eine personalisierte Mahnung vorbereiten

Erinnerung, Mahnung und Betreibung: Was ist der Unterschied?

Schritt - Ziel

Erinnerung - Höflich daran erinnern, dass eine Rechnung fällig ist

Mahnung - Formell eine letzte klare Frist vor weiteren Schritten setzen

Betreibung - Zahlung offiziell über das Betreibungsamt verlangen

Eine Erinnerung ist oft der erste Schritt.

Die Mahnung wird nützlich, wenn der Kunde nicht antwortet, die Zahlung ständig verschiebt oder Sie Ihre Forderung formalisieren möchten.

Eine Betreibung kann in Betracht gezogen werden, wenn keine Lösung gefunden wird, aber es ist besser, Ihr Dossier vorzubereiten, bevor Sie sie einleiten.

Wie unbezahlte-rechnung.ch Ihnen hilft

Eine Erinnerung kann einfach sein, aber Ihr Dossier muss kohärent bleiben, wenn die Situation weitergeht.

unbezahlte-rechnung.ch hilft Ihnen Schritt für Schritt:

den noch offenen Betrag zu klären;

Teilzahlungen zu berücksichtigen;

eine personalisierte Mahnung vorzubereiten;

ein Betreibungsbegehren vorzubereiten;

Ihre Dokumente zu strukturieren, wenn die Person bestreitet;

ein Schlichtungsgesuch oder eine Forderung vor einem Gericht vorzubereiten, wenn dies nötig wird.

Die Plattform berücksichtigt Ihre konkrete Situation: Rechnung, Offerte, Leistung, Arbeiten, Korrespondenz, Dokumente, Erinnerungen und Reaktion der betroffenen Person.

Häufige Fragen

Ist eine Zahlungserinnerung obligatorisch?

Nein. Eine Erinnerung ist oft empfehlenswert, weil sie die Situation ohne formelles Verfahren lösen kann, sie ist aber nicht in jedem Dossier obligatorisch.

Wie viele Erinnerungen muss man senden?

Es gibt keine obligatorische Anzahl. Je nach Situation kann eine einzige Erinnerung vor einer Mahnung genügen.

Kann ich eine Erinnerung per E-Mail senden?

Ja. Eine E-Mail ermöglicht eine schnelle Kommunikation und hinterlässt eine schriftliche Spur. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Nachricht auf.

Kann ich Mahngebühren hinzufügen?

Fügen Sie Mahngebühren nicht automatisch hinzu. Prüfen Sie zuerst, was mit dem Kunden vereinbart wurde, Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen und die anwendbare Grundlage.

Kann ich Verzugszinsen in einer Erinnerung verlangen?

Zinsen können je nach Fälligkeitsdatum, Vereinbarungen und Situation in Betracht kommen. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Mahnung und zu Verzugszinsen, bevor Sie sie verlangen.

Was tun, wenn der Kunde auf die Erinnerung nicht antwortet?

Bereiten Sie eine klare Mahnung vor, mit Betrag, betroffener Rechnung, genauer Frist und dem vorgesehenen nächsten Schritt, falls keine Zahlung erfolgt.

Ihre Rechnung ist fällig? Beginnen Sie mit einem klaren Schritt

Eine gut formulierte Erinnerung kann genügen, um die Zahlung zu erhalten und die Beziehung zum Kunden zu erhalten.

Wenn die Situation nicht gelöst wird, lassen Sie Ihr Dossier nicht in E-Mails, Nachrichten und Zahlungsversprechen untergehen.

unbezahlte-rechnung.ch hilft Ihnen, Ihren Schritt zu strukturieren, von der Erinnerung bis zur Zahlungsforderung vor einer Behörde, wenn dies nötig wird.

Diese Seite enthält allgemeine Informationen zu Zahlungserinnerungen in der Schweiz. Sie ersetzt keine individuelle Rechtsanalyse und keine Entscheidung einer Behörde.

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