Ihre Rechnung ist fällig und der Kunde hat nicht bezahlt: Wie erinnern Sie ihn?
Die Frist ist abgelaufen, das Geld ist nicht da. Vor Mahnung und Betreibung löst eine Zahlungserinnerung die Sache oft: Vergessen, Rechnung an die falsche Person, Freigabe intern blockiert. Diese Seite sagt, was in eine Zahlungserinnerung gehört, welche Frist Sie setzen und was folgt, wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt.
Auf unbezahlte-rechnung.ch ist die formelle Zahlungserinnerung das erste Dokument im Dossier Ihrer Rechnung. Dieselben Daten dienen danach der Mahnung und der Betreibung.
Wann senden Sie eine Zahlungserinnerung?
Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, mit ein paar Tagen Spielraum: Eine Überweisung kann unterwegs sein oder die Rechnung beim Kunden noch in der Freigabe. Prüfen Sie vor dem Schreiben, ob die Rechnung an die richtige Person ging, ob die Zahlung nicht schon auf Ihrem Konto liegt und ob der Betrag stimmt, abzüglich Anzahlungen.
Braucht es mehrere Erinnerungen? Nein. In den meisten Dossiers genügt eine freundliche Erinnerung. Antwortet der Kunde nicht, verspricht er ohne zu zahlen oder bestreitet er bereits, gehen Sie zur Mahnung über. Jede Woche Schweigen signalisiert, dass Ihre Rechnung warten kann.
Vorlage für die Zahlungserinnerung: Was hineingehört
Statt einer Vorlage zum Abschreiben: Das gehört in eine Zahlungserinnerung.
- Nummer und Datum der Rechnung, der offene Betrag nach Anzahlungen;
- die betroffene Leistung und die ursprüngliche Fälligkeit;
- ein neues, genaues Zahlungsdatum, nicht «rasch»;
- Ihre Zahlungsangaben, IBAN und Referenz, und ein Kontakt;
- ein Vorbehalt: «Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos.»
Der Ton bleibt professionell: Ihr Ziel ist die Zahlung, nicht der Konflikt. «Sie weigern sich seit Wochen zu zahlen» oder «das ist Ihre letzte Chance» beschädigen die Beziehung, ohne die Forderung klarer zu machen; die Ankündigung der Betreibung gehört in die Mahnung. Hängen Sie die Rechnung als PDF an.
Eine heruntergeladene Vorlage kennt weder Ihren Restbetrag nach Anzahlungen noch die genaue Adresse des Kunden. Das Dossier erstellt die Erinnerung aus der hinterlegten Rechnung, Betrag, Fälligkeit und neues Datum inbegriffen; Sie unterschreiben und versenden sie.
Meine Erinnerung erhalten
Welche Frist setzen Sie, und auf welchem Weg?
Nennen Sie immer ein genaues Datum: 10 bis 15 Tage bei einem zuverlässigen Kunden mit kurzem Verzug, 7 bis 10 Tage, wenn die Rechnung seit Wochen fällig ist, 7 Tage für eine letzte Erinnerung vor der Mahnung. Rechnen Sie die Frist ab dem voraussichtlichen Empfang des Schreibens.
Am besten ist ein echtes, vollständiges Dokument, das per Post ankommt: A-Post Plus oder Einschreiben. Es hat mehr Gewicht als eine E-Mail, die im Posteingang untergeht und weder Versand noch Empfang beweist. Mit unbezahlte-rechnung.ch enthält die Zahlungserinnerung alles, Rechnung, Betrag, Fälligkeit, Zins und neue Frist, und geht automatisch online per Post ab, ohne Gang zum Schalter; das Einschreiben gehört zur Mahnung, wenn der Zustellnachweis zählt. Bewahren Sie in jedem Fall die Rechnung, eine Kopie der Erinnerung, den Versandnachweis und die Antworten des Kunden auf.
Letzte Erinnerung oder Mahnung?
Die erste Erinnerung blieb ohne Wirkung? Sie können eine letzte, bestimmtere Erinnerung senden, die eine kurze Frist setzt und ankündigt, dass eine Mahnung folgt. Oder Sie gehen direkt zur Mahnung über: letzte datierte Frist, Verzugszins von 5 % pro Jahr (Art. 104 OR) und Ankündigung der Betreibung. Rechtlich setzt schon eine Erinnerung, die Zahlung verlangt, den Kunden in Verzug (Art. 102 OR); der Unterschied liegt im Ton und in der Ankündigung des nächsten Schritts.
Mahngebühren kommen nicht von selbst dazu: Nur Gebühren, die der Vertrag oder akzeptierte AGB vorsehen, dürfen verlangt werden.
Das Dossier reiht die Mahnung ohne Neuerfassung an die Erinnerung: dieselbe Rechnung, derselbe Restbetrag, berechneter Zins und per E-Mail überwachte Frist.
Was tun, wenn der Kunde nach der Zahlungserinnerung nicht zahlt?
Zahlt er, bewahren Sie den Beleg auf und schliessen Sie das Dossier. Bittet er um Frist oder Raten, bestätigen Sie die Vereinbarung schriftlich: Restbetrag, Raten, Daten; vom Kunden unterschrieben, gilt sie oft als Schuldanerkennung (Art. 82 SchKG). Bestreitet er, sammeln Sie Offerte, Korrespondenz und Leistungsnachweise, bevor Sie weitergehen. Antwortet er nicht oder weigert er sich, senden Sie die Mahnung und reichen danach ein Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Schuldners ein.
Das zuständige Amt und das richtige Formular zu finden ist der Schritt, an dem viele aufgeben. Das Dossier füllt das Betreibungsbegehren für das Amt der Gemeinde des Schuldners aus; Sie unterschreiben und senden ab.
Wie unbezahlte-rechnung.ch Ihnen hilft
Sie legen die unbezahlte Rechnung ab. Danach läuft alles automatisch.
Ab der abgelegten Rechnung oder aus Ihrer Rechnungssoftware erstellt das Dossier die Zahlungserinnerung, dann die Mahnung mit berechnetem Zins und das Betreibungsbegehren. Jedes Dokument ist von der ersten Zahlungserinnerung an korrekt, auf dem Weg der Anwälte, nicht dem eines Inkassobüros: Die juristischen Feinheiten, die vor einem Richter zählen, werden für Sie berücksichtigt. Dafür wurde unbezahlte-rechnung.ch gebaut.
Jedes Dokument geht automatisch online per Post ab und kommt physisch beim Schuldner an, ohne Gang zum Schalter. Die Fristen werden per E-Mail überwacht, das Verfahren geht Schritt für Schritt voran, bis zum Richter, wenn es sein muss, spart Ihnen Zeit und bewahrt die Kundenbeziehung.
Das Ergebnis: Ein Schuldner, der sieht, dass alles richtig gemacht ist, zahlt oft schon nach einem einzigen Dokument. Das Ziel ist eine rasche Einigung mit Ihrem Kunden oder die Zahlung.
CHF 9.90 für ein vollständiges Dossier, nur noch 250 Plätze.
Das Wichtigste in Kürze
- Senden Sie die Zahlungserinnerung, sobald die Fälligkeit abgelaufen ist, freundlich und mit genauem Zahlungsdatum.
- Eine Erinnerung genügt; das Gesetz verlangt keine vor Mahnung oder Betreibung.
- Übliche Frist: 7 bis 15 Tage; 7 Tage für eine letzte Erinnerung.
- Ein vollständiges Dokument per Post, A-Post Plus oder Einschreiben, hat mehr Gewicht als eine E-Mail.
- Ohne Antwort: Mahnung, dann Betreibung.
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